KOMPUTERISASI SISTEM BENGKEL " IRAMA MOTOR SERVIS "
Latar belakang
Seiring dengan semakin ketatnya persaingan dalam dunia bisnis, keberadaan pengolahan data menjadi informasi secara terkomputerisasi menjadi sangat penting. Hal itu dikarenakan pengolahan data secara terkomputerisasi dapat memberikan kontribusi yang besar untuk kinerja bagi suatu bisnis. Jika dibandingkan pengolahan data secara manual, pengolahan data secara terkomputerisasi memiliki kelebihan, seperti: pengolahan data yang cepat dan akurat, mendukung pengolahan data baik dalam skala kecil maupun dalam skala besar.
Bisnis bengkel sebagai organisasi yang memiliki kecenderungan orientasi pada transaksi dan stock barang, sehingga membutuhkan sistem yang terkomputerisasi dalam mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu bisnis dalam melakukan perencanaan strategi dan pengambilan suatu keputusan secara efektif. Tanpa adanya sistem yang terkomputerisasi, suatu bisnis akan menghadapi kendala untuk mendapatkan informasi yang aktual dan akurat. Hal itu dapat disebabkan oleh proses pengumpulan dan pengolahan data masih dilakukan secara manual. Dengan bantuan sistem yang terkomputerisasi pula informasi dapat dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efisien biaya.
Bengkel “Irama Motor Service” merupakan bisnis yang bergerak dalam bidang penjualan jasa untuk memperbaiki kendaraan roda dua (motor) atau yang biasa kita sebut dengan service serta menjual berbagai macam kebutuhan motor seperti oli dan berbagai macam sparepart motor. Pada saat ini sistem informasi penjualan pada Bengkel “Irama Motor Service” masih dilakukan secara manual sehingga kinerjanya belum efektif. Hal itu tercermin dengan hanya menggunakan catatan saja dalam mengelola segala transaksi maupun mengelola stok barang yang ada, seringkali pihak pengelola bengkel kehilangan data-datanya. Kesalahan pencatatan dan perhitungan persediaan, serta pengulangan dalam pencatatan transaksi juga merupakan masalah yang kerap kali terjadi pada Bengkel “Irama Motor Service”. Oleh karena itu, Bengkel “Irama Motor Service” bermaksud mengkomputerisasikan sistem bagian penjualan untuk memaksimalkan kinerjanya. Diharapkan setelah sistem informasi penjualan dikomputerisasi, maka pengumpulan, penyimpanan, dan pengolahan data transaksi dapat dilakukan secara akurat dan cepat.
Permasalahan
Berdasarkan latar belakang diatas maka dapat ditentukan masalah yang terjadi pada Bengkel “Irama Motor Service” adalah:
- · Masih menggunakan catatan dalam mengelola segala transaksi maupun mengelola stok barang yang ada (belum paper less)
- · Kesalahan pencatatan dan perhitungan persediaan
- · Dan pengulangan dalam pencatatan transaksi.
Batasan masalah
Sesuai dengan latar belakang diatas maka batasan masalah yang timbul adalah:
- · Transaksi pembelian merupakan transaksi untuk pembelian barang kebutuhan bengkel “Irama Motor Service” melalui supplier. Transaksi pembelian barang kebutuhan bengkel meliputi jenis oli dan berbagai macam jenis sparepart motor.
- · Pada proses transaksi penjualan yang ada di bengkel “Irama Motor Service” meliputi penjulan barang dan penjualan jasa (service motor) secara langsung di tempat bengkel.
- · Sistem tidak membahas mengenai manajemen stok barang dan harga maupun yang berhubungan dengan manajemen akuntansi.
- · Penentuan harga tetap sparepart maupun penentuan perubahan harga sparepart di bengkel “Irama Motor Service” dilakukan secara manual berdasarkan informasi pembelian sparepart melalui supplier. Begitu juga penentuan harga penjualan barang dan service.
- · Pembuatan ERD menggunakan CASE STUDIO 2
- · Pembuatan aplikasi desktop untuk pengelolaan informasi, administrasi dan transaksi di bengkel “Irama Motor Service” menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dengan Database SQL Server 2005.
Tujuan penelitian
Tujuan dari penelitian adalah:
- Memudahkan proses bisnis bengkel dengan menerapkan system yang terkomputerisasi
- Record transaksi tercatat lebih rapih dan tersimpan lebih aman.
- Pemilik bengkel “Irama Motor Service” dapat mengetahui jenis oli atau sparepart yang sering digunakan pemilik kendaraan bermotor agar dapat meningkatkan laba yang didapat.
- Pemilik bengkel “Irama Motor Service” dapat mengetahui laporan segala jenis transaksi penjualan maupun pembelian yang dilakukan dibengkel “Irama Motor Service”.
Jenis kegiatan
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada penelitian ini adalah :
- · Menganalisa masalah-masalah yang akan disajikan dan mengumpulkan data atau informasi.
- · Melakukan observasi atau melakukan pengamatan dan analisa terhadap kondisi sebenarnya terhadap lapangan
Waktu dan tempat penelitian
Waktu : 28 Feb 2012
Tempat : Bengkel Irama Motor Service , Jalan Raya Mauk KM 11 No 12 RT 02 RW 002 Sepatan - Tangerang
Kesimpulan
Pada sistem lama:
- Proses dikerjakan dalam waktu yang cukup lama karena banyaknya pekerjaan yang harus dilakukan secara manual seperti pencatatan data pelanggan, masalah atau keluhan yang dihadapai pelanggan serta perhitungan biaya jasa servis dan suku cadang
- Banyaknya arsip-arsip yang membutuhkan tempat banyak dan luas untuk penyimpanan.
- Lambatnya informasi yang diterima oleh pihak manajemen untuk membuat laporan kepada pimpinan, karena pembuatan laporan tersebut tidak otomatis terjadi pada saat transaksi.
